Empresa do Simples Nacional com Dívida Tributária — Veja Como Avaliar as Alternativas

Como surge dívida tributária em empresa do Simples?

No Simples, a empresa recolhe tributos via Documento de Arrecadação do Simples (DAS) calculado no PGDAS com base na receita bruta acumulada em 12 meses, alíquota por anexo (I comércio, II indústria, III serviços, IV e V serviços com fator R) e repartição entre IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP, conforme LC 123 e Resolução CGSN. A dívida surge quando o DAS não é pago no vencimento (dia 20 do mês seguinte), quando a receita é omitida no PGDAS, quando o sublimite é ultrapassado e ICMS/ISS passa a ser devido fora do DAS mas continua sendo recolhido apenas no DAS, ou quando há autuação por divergência entre PGDAS, NFe/NFS-e e EFD. O Portal do Simples cruza PGDAS, NFe, NFS-e e DIME/GIA, identificando omissão e glosa. A inscrição de débitos do Simples pode ocorrer na Receita, na PGFN (quando inscrito), no Estado (ICMS) e no Município (ISS), cada um com sistema próprio.

Outro caminho comum é o desenquadramento por atividade vedada ou por participação societária irregular: a empresa que exerce atividade do Anexo IV/V com faturamento elevado e fator R incorreto pode calcular alíquota menor que a devida, gerando diferença. Empresas com filial em Estado com sublimite distinto podem calcular ICMS errado. A fiscalização pode lavrar auto exigindo diferença com multa. A empresa deve, portanto, verificar não apenas DAS em aberto, mas também PGDAS retificador, EFD-Reinf, DEFIS e NFe, confrontando receita informada vs receita efetiva. Pagamento parcial sem retificação do PGDAS mantém resíduo.

Quais débitos o Simples acumula: DAS, ICMS fora do DAS e multas?

Débitos típicos incluem DAS vencidos (com multa e juros SELIC), ICMS segregado por sublimite não recolhido via GNRE/DAM, ISS municipal quando a empresa presta serviço fora da sede e o Município cobra fora do DAS, contribuições previdenciárias sobre folha quando o Simples não abrange CPP para alguns anexos (Anexo IV), e multas por atraso de PGDAS/DEFIS ou por falta de EFD. O DAS engloba vários tributos, mas a repartição interna importa: se o Estado cobra ICMS à parte por sublimite, o DAS pago não quita ICMS, e a diferença vira dívida estadual exigível. Da mesma forma, ISS retido na fonte fora do Simples pode ser cobrado pelo Município tomador. A empresa que confunde regimes paga no lugar errado e mantém pendência no ente correto.

Multas também geram CDA própria: multa por atraso de EFD-Contribuições ou por omissão de PGDAS pode ser inscrita e cobrada. A análise deve segregar por tributo e por ente: DAS é federal mas repartido; ICMS é estadual; ISS é municipal. Cada um tem portal e parcelamento distintos. Uma lista de débitos do Termo de Exclusão traz essa segregação; a empresa deve lê-la integralmente, não apenas somar valores.

Quando a dívida gera risco de exclusão do Simples?

A LC 123, arts. 17, V, e 30, prevê que débitos exigíveis com Fazenda federal, estadual ou municipal cuja exigibilidade não esteja suspensa impedem permanência no Simples. Quando constatada a vedação, a RFB expede Termo de Exclusão via DTE-SN, com lista de débitos e prazo de 30 dias para regularização ou impugnação. Se a empresa regulariza integralmente os exigíveis dentro do prazo, o termo torna-se sem efeito; se não, a exclusão se confirma e produz efeitos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte, obrigando a optar por Presumido/Real. Débitos com parcelamento regular ou com exigibilidade suspensa (depósito, liminar) não contam como impeditivos na data da verificação. Por isso, a leitura do termo deve ser feita com relatório atualizado de cada ente.

Risco maior existe entre agosto e outubro, quando o lote anual de exclusão é expedido. Empresa que não acessa DTE-SN semanalmente descobre a notificação tardiamente, com prazo já correndo. A ciência ocorre com abertura da mensagem ou automaticamente após 45 dias da disponibilização (art. 16, §1º-A, LC 123). Regularizar parcialmente não basta: qualquer débito exigível remanescente mantém a vedação. Por isso, a estratégia é regularizar todos os exigíveis, não apenas os maiores.

Como regularizar: PGDAS, parcelamento e transação do Simples

Regularização pode ocorrer por pagamento integral via DAS retificador no PGDAS (quando o débito é DAS), por parcelamento específico do Simples (PG Simples Nacional, com 60 parcelas ordinárias, e programas extraordinários como Relp quando houve, com 60-180 meses e desconto conforme lei), ou por pagamento no ente para débitos segregados (GNRE para ICMS, DAM para ISS). Para débitos inscritos em dívida ativa da União, a regularização ocorre no Regularize da PGFN, com parcelamento ou transação conforme edital. Para débitos estaduais/municipais segregados, a regularização ocorre na Sefaz/PGE estadual e na Prefeitura/PGM municipal, cada um com parcelamento próprio. O pedido de parcelamento não homologado não gera suspensão; é preciso deferimento.

A escolha da via depende da fase: DAS em cobrança no Portal do Simples costuma ser parcelado no próprio Portal; Dívida ativa do Simples na PGFN costuma ser transacionada ou parcelada no Regularize; ICMS segregado costuma ser parcelado na Sefaz. A empresa deve simular custo total, parcela e prazo, verificando se o parcelamento cabe no fluxo com tributos correntes. Em alguns anos, houve Relp (Lei Complementar 193/2022) com 180 meses e descontos; fora dele, vale o parcelamento ordinário. A empresa deve verificar programa vigente na data, pois condições mudam.

Veja exclusão do Simples por dívida e parcelamento tributário.

Exemplo prático hipotético de regularização no Simples

Imagine hipoteticamente uma loja de roupas com faturamento de R$ 1,4 milhão, optante do Simples Anexo I, com 9 DAS em aberto de 2024 (R$ 38 mil), ICMS segregado por sublimite não recolhido à Sefaz-SP (R$ 12 mil) por ter ultrapassado R$ 3,6 mi em 2023, e multa por atraso de DEFIS (R$ 1,2 mil). Em setembro de 2025, recebe Termo de Exclusão no DTE-SN listando R$ 51 mil exigíveis, com 30 dias para regularizar. A primeira reação é tentar parcelar apenas DAS, ignorando ICMS segregado.

Em diagnóstico hipotético, o inventário reuniria PGDAS, extratos do Portal do Simples, relatório da Sefaz-SP (ICMS), portal da Prefeitura (ISS, se houver), e CNDs. Ao conferir, verifica-se que DAS está em cobrança no Portal do Simples, ICMS segregado está em cobrança na Sefaz, e multa está na Receita. A estratégia poderia ser parcelar DAS no PG Simples em 60 parcelas, parcelar ICMS segregado na Sefaz em 60 parcelas (ordinário estadual), e pagar multa à vista, cada um com deferimento antes do fim do prazo de 30 dias, obtendo CPENDs nos três entes e tornando o termo sem efeito. Se a empresa parcelasse apenas DAS, o termo se confirmaria por manter ICMS exigível, levando a desenquadramento e aumento de carga para 2026.

O exemplo mostra que segregar por ente e parcelar no portal correto é decisivo para preservar o Simples.

Sublimite estadual e segregação de ICMS/ISS: atenção crucial

Sublimite é o limite estadual para recolhimento de ICMS e ISS dentro do DAS, fixado conforme convênio CONFAZ e legislação estadual (R$ 3,6 mi em muitos Estados, até R$ 4,8 mi em outros). Quando a receita bruta anual ultrapassa o sublimite, ICMS e ISS passam a ser recolhidos fora do DAS, no regime normal do Estado/Município, com alíquota e guia próprias (GNRE/DAM). A LC 123, art. 13, §6º, e Resoluções CGSN disciplinam. A empresa que ignora o sublimite e continua recolhendo ICMS/ISS apenas no DAS deixa resíduo exigível que aparece como pendência estadual/municipal e pode fundamentar exclusão. A verificação deve ocorrer mensalmente no PGDAS, que indica quando o sublimite foi ultrapassado.

Para empresas com filial em Estado com sublimite distinto, cada IE deve ser verificada. A empresa deve ainda ajustar emissor de NFe para destacar ICMS fora do DAS quando aplicável, e emitir GNRE para cada operação. A fiscalização cruza PGDAS vs EFD vs GIA, identificando divergência. Regularizar sublimite exige retificação do PGDAS, recolhimento do ICMS segregado na Sefaz e, quando houver multa, parcelamento próprio.

O que levantar antes de negociar dívida do Simples?

Diagnóstico reúne PGDAS (com histórico de receita e DAS gerados), extratos do Portal do Simples (débitos em cobrança), relatórios da PGFN (dívida ativa do Simples), Sefaz/PGE estadual (ICMS segregado), Prefeitura/PGM municipal (ISS), DEFIS, EFD-Reinf, NFe/NFS-e, e comprovantes de pagamento (DAS, GNRE, DAM). Cada documento deve ter data. A classificação ordena por ente, tributo, competência e fase (administrativo/inscrito). Também deve verificar parcelamentos ativos (PG Simples, PGFN, Sefaz, Prefeitura) com parcelas em dia, e se há compensação PER/DCOMP não homologada.

Conciliação confronta PGDAS vs extrato do Portal vs e-CAC, verificando se pagamentos foram vinculados e se há duplicidade. Verificar se o débito é DAS ou ICMS segregado evita pagar no portal errado. A organização por CNPJ, IE e CCM permite priorizar o que impede exclusão.

Checklist documental Simples

• PGDAS e extratos do Portal do Simples com data;
• Relatórios PGFN/Regularize para dívida ativa do Simples;
• Relatórios Sefaz/Prefeitura para ICMS/ISS segregados;
• Parcelamentos ativos com comprovantes;
• DEFIS, NFe/NFS-e, EFD;
• DTE-SN e Termo de Exclusão, quando houver.

Dívida do Simples impede CND e certidões?

Dívida do Simples com exigibilidade ativa impede CND federal conjunta e certidões estaduais/municipais, afetando licitações (Lei 14.133/2021, art. 68), financiamentos e renovação de alvarás. Parcelamento regular do Simples com parcelas em dia pode gerar CPEND e regularidade, mas a empresa deve verificar se a CPEND cobre o ente que a operação exige. Para licitação que exige CND federal e municipal, a regularidade deve ser em ambos.

Erros comuns que agravam passivo no Simples

Achar que DAS pequeno não exclui, ignorar sublimite, parcelar só DAS e esquecer ICMS segregado, não acessar DTE-SN semanalmente, pagar com código errado e não retificar, e impugnar genericamente sem prova são erros recorrentes. Cada um, dependendo do caso, pode ser analisado e corrigido dentro do prazo, mas a janela de 30 dias exige ação imediata.

• Não verificar sublimite mensalmente;
• Parcial regularização que mantém termo;
• Perder prazo de 30 dias do DTE-SN;
• Parcelamento rescindido por atraso;
• Confundir DAS com ICMS/ISS segregados.